Una orden de compra (Purchase Order o PO) es el documento que formaliza el acuerdo comercial con tu proveedor chino. Un PO bien estructurado evita malentendidos y protege al importador en caso de disputas.
Elementos esenciales de una PO con China
1. Descripción técnica del producto - Nombre completo y modelo exacto - Especificaciones técnicas (medidas, materiales, capacidad, voltaje, etc.) - Código del producto del proveedor (SKU o número de artículo) - Fotografías o planos técnicos de referencia
2. Cantidad y precio - Cantidad exacta por SKU - Precio unitario en la moneda acordada (generalmente USD) - Precio total de la orden - Incoterm aplicable (FOB, CIF, EXW, etc.)
3. Plazos y condiciones de entrega - Fecha límite de producción (production deadline) - Puerto de embarque y fecha de embarque estimada - Puerto de destino
4. Condiciones de pago - Porcentaje de anticipo (generalmente 30%) - Porcentaje contra documentos de embarque (generalmente 70%) - Método de pago acordado
5. Requisitos de calidad y certificación - Normas aplicables (CE, IEC, ISO, etc.) - Requisitos de etiquetado o embalaje - Inspección pre-embarque (si aplica)
Errores comunes a evitar
- ▸No especificar el voltaje cuando se importan equipos eléctricos (China usa 220V/50Hz pero algunas máquinas requieren adaptación)
- ▸No indicar el idioma del manual o etiquetado
- ▸No dejar por escrito los plazos de garantía
- ▸Firmar una PI (Proforma Invoice) sin revisarla como si fuera la PO
Recomendación
Nunca realices un pago sin tener la PO o PI firmada por ambas partes. Ese documento es tu respaldo ante cualquier inconveniente posterior.